メールがいっぱい来て困るという人

先日、ある企業の経営幹部氏から、返信メールを頂きました

メールの内容は、過日小生より送った面談アポメールについての返信メールです

①貴殿よりもらったメールを見るのを失念してしまった
②自分は、一日に、１００通のメールを見る
②メールを送った旨の、電話がほしかった

との内容です

実は小生は、
①何度か電話をしました
②彼は多忙なのか、離席または会議中ばかりで電話がつながりません
・・・まるで、避けているかのようでした
③何度目かで、メールをする旨伝えていただきよくように伝言をお願いしておきました

待っていても返事がないため、経営幹部氏との面談は断念し、担当の方と面談して用件を済ませました
その後、この経営幹部氏から、メールを頂いたのです


④さほど重要・緊急度の高くない用件だったため、当方としても担当者で済ますことにしたのです
⑤担当者にあった時も、この経営幹部氏は不在とのことでした

さて、１日１００件のメールの本数が多いか少ないかはよくわかりません
おそらく、彼のことですから｢報連相を徹底しなさい」と号令をかけていらっしゃるのではないでしょうか
その結果として、社内メールが多くなっているのではないかと想像してしまいました

小生も、それなりにメールを頂きますので、こんな管理をしています
きわめて初歩的なテクニックですが

１．「メール仕分け」機能を活用していること

２．｢メールの仕分けは、大雑把に分けて
ａ．社内
ｂ．取引先
ｃ．その他
の三つです
それぞれのフォルダ―の中を、もう少しだけ再分化してはいますが・・・

３．席につくたびにメールはチェックする癖を付けています

４．｢未読」表示のものは、必ず見るようにしておきます

５．自分に届いたメールの多くは、部下に転送しておきます
・・・・部下で処理できるものがあるからです

６．自分が発信するメールは、部下にもＣＣ（ｃａｒｂｏｎ　ｃｏｐｙ）を行って置きます
・・・・先方の部下の方にもＣＣをかけています

(メリット）
①電話等のときに部下でも対応できます
②部下に説明する手間が省けます
③返信が部下にも来ることが期待できるからです
・・・・｢全員へ返信」していただくことができます
④小生のパソコンが壊れたり不具合なときのバッファーになります

７．メールの件名には、必ず【〇〇〇】・・・・・・・・と表示しています
・・・・【　　】　内の〇〇〇は送信者である小生の名前です

８．文章も、２～３行毎に改行するようにしています
・・・・相手の読みやすさに配慮したつまりです
いわゆる｢べたうち」は読みにくいです


なお、｢仕訳ルール」は社内に少しだけパソコンが詳しい人がいらっしゃったら教えてもらってください
簡単です　(独学でも簡単に設定できます）

パソコンは、机や引き出し代わりのはずです
通常、机や引き出しを使うのごとく、｢ファイル」や｢フォルダー」を使いこなすと便利至極です


ところで、この会社、業界的には有名な会社です

１．ただ、現場では、トラブルや脇の甘い取組みに気がつくことがあります

２．「報、連、相」を言うのなら、一極集中では危ういです

３．残念ながら、部下の方も、どちらかと言えば愛想がないように見える方かもしれません

４．せっかくメールを頂いたのですが、担当者宛、訪問したことが十分には伝わっていないかのようなメールでした

｢報、連、相」のためには、気の利く番頭さんがいると凄く風通しは良くなります
・・・・｢番頭さん」が欲しいものです

皆さんはいかがですか？
お正月休みに少し工夫をしてみませんか
(携帯でも可能です）

タグ：メールの仕分け メール ＣＣ 面談